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蓝光启用高管线上预约管理平台,信息化助力高效办公

2019年04月02日  来源:蓝光BRC

对一个企业来说,高效的协作是保持良好发展、基业长青的重要基石。

为了更加高效、合理的预排各单位向公司高管汇报工作的时间,解决人员排会时间不固定、等会时间长等问题,蓝光综合管理办公室联合网信创新中心进行了系统性的技术开发,对现有办公平台进行专项优化。2019年3月底,蓝光内部高管线上预约管理平台正式上线试运行。


打破单点服务 建立共享平台


作为给高管提供支持服务的综合平台,蓝光秘书体系于2019年一季度,对业务汇报工作进行了专项调研,并提出了相应的信息化解决方案。

在高管线上预约管理平台上线之前,内部汇报业务常常事倍功半。80%以上的秘书至少需要使用3种以上的沟通渠道进行工作对接;46%的预约申请都会有一定调整,需要秘书多次确认;仅有5%的秘书对目前的预约方式表示基本满意。

汇报单位可能会通过多种途径(电话、办公软件、微信、当面交流)等形式分别向各个高管秘书提交预约需求,造成了信息重复传递以及多个参会高管之间信息无法高度互通的情况。

而高管线上预约管理平台的建立,打破片面孤立的单点服务,着眼于全局,通过线上流程将整个汇报预约信息形成共享平台,统一通过线上途径进行申请,一键通知至参会人员,并可以模块化的进行时间管理。


减少重复工作大大提高效率


平台上线后,作为蓝光秘书体系的一员,他们都这么说:

刘东竞:使用便捷,及时信息交圈

高管线上预约管理平台上线后可以较好的改善过往秘书在编制日程上的重复工作,使秘书可以将精力更好地投入到领导关注的重要工作中。

线上系统在使用界面上相对于传统表格有更强的优势性,线上存档功能、议程拖动排序功能、会议预约系统同步、高管间议程同步功能等多项功能可大大提高工作效率。同时,通过预约系统可以确保预约人及参与人做到二次审核预约汇报内容的效果。

除此之外,在新增的通知系统上具有预约人一键通知功能,可以更便捷地做到对多项会议参会人进行整体通知,非常适用于由于前序议程延后对后续所有会议的影响处理。

张文迪:规范化操作,高效助推工作

高管线上预约管理平台的上线为预约高管工作汇报进行了系统性的规范,通过信息的完善与固化流程,能完整的了解到时间、具体事项,并且保证了资料的完整性,提升了会议效率。

同时,线上平台的综合管理操作很便捷,便于随时处理日程,避免会议漏排,提高沟通效率。


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下一步:从PC端到手机端


下一步,蓝光高管线上预约管理平台将进行更多的功能迭代。新版本里将面向秘书体系所有员工开通,统一使用日程系统,达到线上信息共享、一键同步。同时,除了在平台系统的PC端开放,也将逐步在手机端进行试点,无论使用何种设备、身在何处,都能为其提供高效工作的保障。

在这个时代,数字化、智能化办公将全方位赋能企业的所有职能工作及业务发展,蓝光人的互联网思维也应用在各项事务性工作上,运用科技的力量,为工作赋能,助推公司经营管理发展。


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